6 Cara Memanjakan Klien Supaya Tetap 'Lengket'

Metta Pranata - detikfinance

Rabu, 06/06/2012 08:02 WIB

Jakarta - Kemampuan menjaga hubungan dengan klien merupakan salah satu keahlian profesional yang paling penting. Entah Anda bekerja untuk perusahaan atau berwiraswasta.

Di masa-masa baik, bisnis mengalir dengan lancar karena permintaan jasa kerap melebihi jumlah orang yang bisa menyediakan jasa tersebut. Sementara di masa-masa sulit, jumlah permintaan merosot dan klien jadi lebih selektif memilih. Proses ini otomatis mengeliminasi penyedia jasa yang lebih lemah.

Ada berbagai cara mudah untuk mempertahankan klien Anda di masa baik maupun buruk. Inilah ketujuh cara tersebut, seperti dilansir dari Investopedia, Rabu (6/6/2012):

Tepat Waktu atau Lebih Awal, Jangan Pernah Terlambat

Konsistensi merupakan hal yang paling diinginkan para klien di hampir semua industri. Di luar fakta apakah klien itu sendiri tepat waktu atau tidak, mereka benci disuruh menunggu di pertemuan apa pun. Sayangnya, konsistensi dengan klien lama kerap 'kedodoran' setiap ada klien atau bisnis baru.

Usahakan untuk selalu seimbang antara menambah bisnis baru dengan menjaga kebahagiaan klien lama. Software manajemen klien dan berbagai inovasi lainnya telah mengubah proses tradisional jadi otomatis, tapi poin esensialnya belum berubah banyak.

2. Buat Newsletter

Di era sebelum internet ada, penasihat dan profesional investasi akan mengirimkan surat berisi update yang dipersonalisasi kepada klien-klien pilihan. Update ini bukan tips saham dan sejenisnya, tapi komentar mengenai pasar dan kondisi ekonomi. Sekarang semua ini bisa Anda kerjakan dan diberikan ke klien hanya dengan beberapa email.

Sebelum Anda mulai mengirim email massal ke klien, mulailah dulu dengan newsletter cetak. Orang-orang masih lebih senang membaca dokumen tercetak yang dikirim via pos daripada email tak diinginkan.

Ada banyak sekali desain tata letak yang bisa dipilih, jadi sebaiknya fokus saja pada produksi isi suratnya. Kebanyakan newsletter terdiri dari campuran komentar mengenai acara terkini, update spesifik dan saran praktis.

Contohnya, pada 2008 seorang akuntan mungkin menulis tentang bagaimana kurangnya analisis layak bisa berujung pada kekacauan saldo untuk bank-bank. Lalu beralih ke tips sederhana seperti menomori bon belanja/tagihan setiap bulan untuk melacak pengeluaran lebih mudah.

Setiap newsletter harus memiliki indikasi pendekatan pribadi tentang profesi Anda. Gunakan gaya tulisan “Inilah yang saya lakukan dan pikirkan, apakah Anda setuju?” Dengan cara ini, newsletter Anda juga akan jadi perangkat untuk menarik dan menyaring customer potensial, juga membuat persentase mendapatkan klien yang cocok dengan gaya Anda lebih tinggi.

3. Beralih ke digital

Mendorong klien untuk mendaftarkan diri di newsletter edisi online/email Anda pada setiap edisi cetak akan membantu transisi ke edisi digital lebih baik daripada mengirimkan pesan-pesan yang bisa dianggap sebagai spam. Anda juga bisa menggunakan cara yang lebih canggih misalnya, Twitter atau podcast.

4. Jujurlah

Ketika pasar sedang bagus dan bisnis sedang booming, para profesional ramai-ramai mengklaim dirinya lah yang berjasa atas kesuksesan itu. Sedangkan kondisi ekonomi yang biasanya disalahkan ketika pasar menjadi bearish.

Melempar kesalahan dan mencari-cari alasan adalah keahlian atlet profesional yang ketahuan menggunakan doping. Infiltrasi sikap ini ke pelayanan finansial merupakan masalah besar. Orang berintegritas akan bertanggungjawab atas kesalahan yang dibuatnya. Entah murni disebabkan oleh situasi pasar, kejadian tak terduga atau pun kesalahan pribadi.

Pasti klien marah, tapi sebagian besar orang lebih menghargai kejujuran. Cara lain untuk memperhalus dampak kesalahan masa lalu berarti menipu semua klien Anda. Menyembunyikan kesalahan untuk menghasilkan hal baru adalah seperti yang dilakukan mantan bos Nasdaq Bernie Madoff.

5. Terorganisir

Ini kelihatannya berlawanan dengan intuisi, tapi seseroang harus membuat standar pendekatan dan pemerliharan klien supaya bisa memberikan pelayanan yang dipersonalisasi. Terorganisir menghemat waktu yang tadinya dibutuhkan untuk mengema layanan Anda untuk setiap kemauan dan kebutuhan klien.

Setiap profesi punya siklus alami. Akuntan seperti dokter gigi, biasanya bertemu klien setahun sekali. Sementara penasihat keuangan atau broker mungkin berurusan dengan klien setiap 3 bulan sekali, sebulan sekali atau bahkan setiap hari.

Penting untuk menjaga waktu reguler bertemu muka atau telepon bersama setiap klien dalam setiap siklus dan selalu mencatat setiap rapat. Menyimpan data klien yang ada catatan dari pertemuan sebelumnya adalah cara tak ternilai untuk mengetahui bahwa perhatian klien Anda berubah dari waktu ke waktu. Hal ini membantu Anda menyesuaikan pendekatan dan mengenali pola klien sebelum masalah bertambah besar.

Tidak selalu harus ada tujuan/maksud dalam setiap follow-up. Mengecek kabar terbaru klien, mengucapkan selamat ulang tahun atau menanyakan hal yang baru didiskusikan beberapa waktu lalu paling-paling hanya butuh lima menit.

6. Ciptakan jaringan secara alami

Bahkan profesional yang bertahan melalui referensi seringkali menggunakan jaringan pribadi mereka. Mengetahui bisnis atau pekerjaan apa yang digeluti klien bisa membantu Anda membangun jaringan referensi. Meski teknologi sudah sangat maju, banyak klien yang masih bisa didapatkan hanya lewat strategi mulut ke mulut.

Orang-orang biasanya bertanya ke teman, saudara atau rekan kerja saat ingin tahu siapa pengacara, broker asuransi atau agen properti yang bagus dan terpercaya. Dengan menjaga organisasi level tinggi dan kontak dengan klien, secara alami Anda akan jadi pilihan utama ketika salah satu teman mereka mencari referensi. Jika Anda bisa mengembalikan jasa mereka suatu hari, hal ini akan menguatkan hubungan antara Anda dengan klien-klien Anda.

http://finance.detik.com/read/2012/06/06/080245/1933843/4/6-cara-memanjakan-klien-supaya-tetap-lengket