Dua
orang manajer, yang satu terlihat begitu rajin, tumpukan dokumen
in-and-out berserakan di mejanya. Ia datang paling pagi, pulang paling
malam, belum lagi membawa setumpuk dokumen pekerjaan ke rumahnya.

Tiba di
rumah
hanya mengambil waktu sebentar untuk mandi, makan dan bicara dengan
istri dan anak, kemudian tenggelam lagi dengan pekerjaan yang harus ia
selesaikan karena esok hari diperlukan untuk bahan rapat dengan atasan.
Rapat sering membuatnya panik karena tidak siap dengan materi yang harus
dipersiapkannya.
Sudah tiga tahun lebih ia tidak sempat
mengambil cuti karena begitu sibuknya. Manajer yang satu lagi, terlihat
begitu santai, hanya beberapa tumpukan tipis di mejanya, memang
sepertinya banyak berbicara dengan anak buah bergantian, ketika waktu
rapat tiba dengan santainya ia masuk ruang rapat.
Sore hari tidak terlihat membawa setumpukan dokumen seperti rekannya yang tadi. Tiba di
rumah,
mandi, makan dan sempat bercengkerama dan bersenda-gurau dengan istri
dan anaknya. Tiap tahun ia mengambil cuti untuk menikmati liburan
bersama keluarga. Mereka sama-sama sarjana, lulusan universitas
terkemuka.
Di atas adalah gambaran atau contoh ekstrem dari dua
orang manajer. Yang pertama bukan seorang manajer yang efektif,
sekalipun ia rajin, serius–jarang tertawa, sedangkan yang kedua manajer
yang efektif sekalipun terlihat kurang rajin bahkan cenderung
santai–banyak tertawa, lebih ceria.
Anda sudah dapat menebaknya
apa yang membedakan keduanya. Delegasi! Manajer yang pertama tidak bisa
menjalankan atau melakukan delegasi, sedangkan yang kedua melakukan
delegasi dengan baik.
Seorang manajer yang efektif adalah
seorang yang melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan efektif,
sesuai dengan kurun waktu yang diberikan kepadanya, melalui orang lain
yang menjadi bawahan atau anak buahnya. Semua pekerjaan selesai pada
waktunya, tanpa ia sendiri harus mengerjakannya.
Seorang manajer
yang pandai mendelegasikan akan menikmati keuntungan bagi dirinya
sendiri. Pertama, mencapai atau memperoleh lebih banyak hasil, ketimbang
dengan mengerjakannya sendiri. Kedua, mempunyai lebih banyak waktu
untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, berdampak luas dan
berjangka panjang. Ketiga, karena dua alasan yang disebutkan, ia akan
mempunyai kesempatan lebih besar untuk memperoleh promosi.
Delegasi
akan bermanfaat bukan saja terhadap dirinya, namun juga terhadap
bawahan yang dipimpinnya akan memperoleh manfaat, antara lain memberikan
mereka kesempatan untuk mengambil bagian, meningkatkan keterampilan dan
kerja sama dengan manajer, juga memperoleh kesempatan untuk naik
jabatan.
Dan akhirnya, tentu organisasi atau perusahaan akan
memperoleh keuntungan seperti meningkatnya atau tingginya output, dalam
waktu yang lebih singkat dan ruang lingkup yang lebih luas. Banyak
manajer yang enggan, tidak mau melakukan delegasi, bukan karena tidak
bisa, namun karena alasan-alasan yang bersifat pribadi.
Yang
paling umum antara lain merasa terancam jika ia mendelegasikan pekerjaan
maka akan terlihat oleh atasan, tanpa keberadaan dirinya pun pekerjaan
berjalan lancar; karena merasa bahwa anak buahnya tidak siap, tidak
dapat menangani pekerjaan yang akan didelegasikan.
Lalu
bagaimana sebaiknya? Robert B Nelson, dari Blanchard Training and
Development, dalam bukunya, Delegation (Scott,Foresman and Company),
mengatakan bahwa untuk dapat melakukan delegasi dengan baik dan efektif,
ada empat tahap yang perlu diperhatikan:
Pertama, persiapan.
Manajer harus menyediakan waktu untuk terlebih dahulu membuat persiapan
sebelum mendelegasikan. Ada pekerjaan-pekerjaan biasanya yang bersifat
rutin dan tidak bersifat strategis yang tidak perlu ia sendiri yang
melakukannya, itulah pekerjaan yang paling tepat untuk didelegasikan.
Kedua,proses
delegasi.Setelah persiapan matang, maka manajer harus berbicara dengan
jelas dengan setiap anggota tim atau masing-masing bawahan seperti soal
maksud dan sasaran yang harus dicapai, apa saja yang harus dicapai dalam
kurun waktu yang ditetapkan, ukuran atau standardisasi yang bersifat
kuantitatif, disertai wewenang yang mengiringi pendelegasian pekerjaan
yang bersangkutan.
Ketiga, monitoring (pemantauan) dan mentoring
(bimbingan pribadi). Ada ungkapan “trust is good, but control is
better.” Manajer harus memberikan kepercayaan terhadap bawahan, akan
tetapi bukan berarti kepercayaan tanpa reserve yang membabi buta.
Apabila ada penyimpangan atau kekurangan dapat segera dilakukan koreksi
atau perbaikan.
Keempat, evaluasi. Semakin banyak jumlah anak
buah, semakin diperlukan evaluasi atas semua pekerjaan yang dialokasikan
dan didelegasikan terhadap masing-masing bawahan. Proses evaluasi akan
juga memperlihatkan bawahan yang mana yang sangat berpotensi dan kelak
bisa menggantikan diri sang manajer.
Ingat delegasi yang
dilakukan efektif memberikan manfaat kepada manajer yang bersangkutan,
kepada bawahan dan perusahaan atau organisasi. Delegation is the art of
doing and accomplished tasks through others.
*) Disarikan dari
artikel Eliezer H. Hardjo PH.D. CM, Anggota Dewan Juri ReBi &
Institute of Certified Professional Managers di Koran Sindo