Dasar-dasar Menulis yang Baik dalam Dunia Bisnis

Views :294 Times

Senin, 20 Februari 2012 14:58

Dalam dunia bisnis, Anda hanya mendapatkan satu kali peluang dalam menciptakan kesan pertama yang baik. Taruhannya demikian tinggi. Anda meminta pendanaan pada investor, meminta konsumen untuk memesan, atau eksekutif lainnya dalam sebuah kemitraan. Sebuah surat atau email bisnis yang penulisannya buruk, bertele-tele atau disesaki dengan emosi atau kesalahan ejaan akan memberikan citra negatif sebelum pesan yang ingin Anda sampaikan terbaca. Tak seorang pun yang lahir dengan ketrampilan menulis bisnis yang baik, dan setiap orang bisa mempelajarinya. Namun faktanya banyak ditemui kesalahan dalam penulisan bisnis yang kita temui sehari-hari. Padahal menulis dalam dunia bisnis adalah bagian dari cara berkomunikasi sehari-hari dan merupakan sebuah komponen penting dalam sukses tidaknya sebuah bisnis. Maka dari itu, seorang entrepreneur perlu pengetahuan dasar mengenai bagaimana menulis yang baik dalam dunia bisnis. Pilihlah tujuan dan fokus yang jelasSebelum memulai menulis, penting bagi Anda untuk menanyakan pada diri sendiri apa yang hendak Anda capai dengan menuliskan dokumen tersebut. Tindakan apakah yang Anda inginkan untuk dilakukan pembaca setelah itu? Rangkailah kata-kata sedemikian rupa sehingga isinya fokus pada tujuan tersebut. Dan kemudian cobalah menegaskannya kembali di akhir dokumen/ surat. Sesuaikan gaya penulisan dengan audiens Audiens yang berbeda memerlukan gaya menulis yang berbeda pula. Orang secara tak sadar menyesuaikan gaya percakapan mereka dan menerapkan aturan yang sama dalam menulis. Pertimbangkan motivasi si penerima, budayanya, status ekonomi dan sosialnya, tingkatan pendidikan, jenis kelamin, dan hubungannya dengan Anda. Jika Anda tak memahami informasi ini, tak mengapa untuk lebih sopan dan formal dari yang seharusnya. Aturlah menurut penghasilan spesifik Pikirkan simpulan yang Anda ingin pembaca dapatkan setelah selesai membaca tulisan Anda. Umumnya Anda akan menulis untuk menginformasikan sesuatu atau membujuk orang melakukan sesuatu. Dan Anda harus memiliki salah satu dari dua pendekatan ini dalam benak Anda sebagai pendekatan. Selalu gunakan unsur dasar yang sama dalam pembukaan, isi, dan simpulan. Buatlah dengan rapi dan menarik Sebuah dokumen bisnis yang ditulis dengan buruk, font yang susah dibaca dan spasinya terlalu rapat akan membuat pembaca kurang nyaman. Tempatkan semua bagian pesan dalam tempatnya yang sesuai dan tepat. Gunakan paragraf  pendek untuk menentukan keterbacaan dan spsasi. Tempatkan informasi di mana pembaca Anda berharap untuk membacanya. Tunjukkan rasa hormat pada pembaca Anda dan Anda akan dapatkan rasa hormat itu kembali. Tonjolkan bagian yang penting Anda bisa lakukan ini dengan menggarisbawahi atau bahkan memisahkan kata-kata positif sehingga menyampaikan berita negatif dalam cara penyampaian yang positif akan mebuatnya lebih bisa diterima. Fokuslah pada apa yang ada, bukan pada apa yang tidak ada. Kembangkan nada penulisan yang hangat Sebuah dokumen bisnis perlu untuk menjaga keseimbangan antara respek dan kehangatan dalam menyampaikan pesan pada pembaca. Dengan demikian, pembaca akan merasa lebih dekat dan terbuka pada Anda. Tunjukkan rasa percaya diri dan sopan santun, selalu gunakan bahasa yang non-diskriminatif untuk hindari ketersinggungan dan prasangka. Tulis dokumenn atau surat dengan mempertimbangkan kemampuan membaca audiens. Pada umumnya, direkomendasikan untuk TIDAK menggunakan pesan pendek via ponsel atau Instant Messaging untuk tujuan bisnis, kecuali si lawan bicara sudah Anda kenal dengan baik sebelumnya. Email boleh saja digunakan tetapi jangan terlalu panjang, padat dan ringkas. Akan tetapi ingatlah bahwa bahasa tertulis terbaik pun tak bisa menyampaikan bahasa tubuh dan emosi si pengirim sehingga kemungkinan salah paham bisa terjadi. Jika apa yang dibicarakan sangatlah sensitif dan penting, usahakan untuk bertemu langsung, tak hanya bertukar email atau surat.

Sumber:
http://www.ciputraentrepreneurship.com/index.php/tips-bisnis/37-advise/14588-dasar-dasar-menulis-yang-baik-dalam-dunia-bisnis.html